El pasado 9 de diciembre de 2011, la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) expidió la Circular Externa No. 28, mediante la cual se estableció el sistema de administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo para todos los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero autorizados por la DIAN.
Esta norma sustituye la Circular Externa No. 170 del 10 de octubre de 2002, también expedida por la DIAN, en su aplicación frente a los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero.
Según la norma, los profesionales del cambio deben implementar, a partir del 1 de enero de 2012, un Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT).
La Subdirección de Gestión de Control Cambiario de la DIAN, a través de las Divisiones o Grupos de Control Cambiario de las Direcciones Seccionales, será la dependencia responsable del seguimiento y control al cumplimiento de la implementación del SARLAFT por parte de los profesionales del cambio de divisas en efectivo y cheques de viajero.
La norma define la actividad de los profesionales del cambio; los delitos de lavado de activos y financiación del terrorismo; operación sospechosa; riesgos asociados, factores de riesgo y señales de alerta de LA/FT; SARLAFT; Personas Expuestas Políticamente (PEP); empleado de cumplimiento y código de ética.
No se puede eximir a ningún cliente o usuario de los profesionales del cambio a suministrar información que permita su identificación completa, su actividad económica, el origen de las divisas y la cuantificación del monto del cambio de divisas. Para este fin los profesionales del cambio deben establecer un formato de conocimiento del cliente y usuario, adicional a la declaración de cambio y de obligatorio diligenciamiento.
En cuanto a las transacciones con clientes identificados como PEP se debe exigir especial atención al diligenciamiento total del formato de conocimiento del cliente y deberán ser aprobadas por el mismo profesional del cambio si es persona natural o por un empleado de jerarquía superior al que normalmente aprueba las transacciones si se trata de una persona jurídica.
Se debe conservar la documentación, registro de operaciones, soportes y reportes de operaciones sospechosas y transacciones en efectivo, así como de los formatos y procedimientos de conocimiento del cliente en forma física o digitalizada por un periodo mínimo de tres (3) años.
El profesional del cambio debe establecer una política de conocimiento del mercado donde presta el servicio de compra y venta de divisas, de tal manera que pueda detectar las transacciones sospechosas que se salen del perfil usual de su cliente o usuario.
La metodología que implemente el profesional del cambio debe identificar factores de riesgo y debe llevar una matriz de riesgo en la que identifique la probabilidad de ocurrencia del riesgo, medir el grado de impacto del riesgo en la empresa e identificar el riesgo asociado. Debe hacer seguimiento, actualización y verificación, por lo menos semestral, de la información aportada por sus clientes actuales o potenciales para establecer situaciones que puedan configurarse como riesgo de LA/FT.
El profesional del cambio debe adecuar su estructura organizacional para que el SARLAFT cumpla con sus objetivos. Se debe contar con un empleado de cumplimiento, quien debe velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento del SARLAFT, entre otras funciones.
Los profesionales del cambio deben aprobar y establecer un código de ética empresarial para divulgar la prevención, detección y control al LA/FT, así como procedimientos sancionatorios frente a su inobservancia.
Se debe realizar una capacitación semestral en temas de administración del riesgo, prevención y control de LA/FT, dejando constancias por escrito.
Finalmente, se establecen los reportes a la UIAF por parte de los profesionales del cambio. Los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) deben ser inmediatos. La ausencia de ROS así como el reporte de transacciones individuales y múltiples en efectivo y la ausencia de transacciones en efectivo deben ser trimestrales.
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