El
pasado 25 de marzo la Superintendencia de la Economía Solidaria expidió la Circular
Externa 006 de 2014, en la que establece para todas las organizaciones de
economía solidaria de primer, segundo y tercer nivel de supervisión que no
ejercen actividad financiera la obligación de implementar Instrumentos de Prevención
para el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo (IPLAFT), a más
tardar el 30 de septiembre de 2014. Es decir, esta norma es aplicable a
entidades de economía solidaria tales como los fondos de empleados,
asociaciones mutuales, cooperativas de aporte y crédito, multiactivas e
integrales sin sección de ahorro y crédito, y administraciones públicas
cooperativas.
Las
entidades obligadas deben tener en cuenta unos procedimientos, mecanismos, instrumentos
y reportes.
Procedimientos:
Según
la norma, se debe definir e implementar procesos y procedimientos para: i)
detectar operaciones inusuales, determinar operaciones sospechosas y reportar
operaciones sospechosas a la UIAF-Unidad de Información y Análisis Financiero
del Ministerio de Hacienda y Crédito Público; ii) atender oportunamente las
solicitudes de información que realicen las autoridades competentes; iii) conservar
los documentos; iv) aplicar las sanciones por incumplimiento de las normas para
controlar el riesgo de LA/FT; v) dar cumplimiento a las obligaciones
relacionadas con listas internacionales vinculantes para Colombia, de
conformidad con el derecho internacional; vi) conocer a sus clientes/asociados
actuales y potenciales, así como verificar y actualizar la información
suministrada por ellos; La organización solidaria debe tener un conocimiento
efectivo, eficiente y oportuno de todos sus clientes y asociados.
El
Consejo de Administración o Junta Directiva deben prever los mecanismos y procedimientos
adecuados para la prevención y control de riesgos asociados al Lavado de
Activos y la Financiación del Terrorismo y nombrar al Empleado de Cumplimiento
(EC). Esta persona será la responsable, entre otros, del tema de prevención y
control de LA/FT al interior de la organización solidaria.
El
representante legal, como ejecutor de las decisiones del máximo órgano social,
deberá verificar que todos los procesos y procedimientos para la prevención del
LA/FT se desarrollen, brindar el apoyo que requiera el empleado de
cumplimiento, coordinar y programar los planes de capacitación del caso y
disponer de los recursos técnicos y humanos para implementar y mantener en
funcionamiento dichos procedimientos.
A
su vez, el revisor fiscal, debe establecer unos controles que le permitan
evaluar el cumplimiento de los instrumentos de prevención y control de LA/FT y
presentar un informe trimestral al Consejo de Administración o Junta Directiva.
También deberá poner en conocimiento del empleado de cumplimiento las
deficiencias e incumplimientos detectados.
Mecanismos:
La
organización solidaria debe contar con un conjunto de mecanismos diseñados para
cumplir adecuadamente con las normas sobre prevención de LA/FT, como mínimo las
siguientes: i) acreditar los procesos de debida diligencia de sus clientes; ii)
debida diligencia de sus asociados; iii) conocimiento de las personas expuestas
públicamente con quien celebre operaciones; iv) conocimiento de las personas
naturales y jurídicas con las que establezca y/o mantenga una relación
contractual (cliente-proveedor); v) conocimiento de sus trabajadores o empleados;
vi) establecer herramientas para identificar operaciones inusuales o
sospechosas;
Instrumentos:
Las
entidades de economía solidaria obligadas deben soportarse en instrumentos que
permitan ejecutar en forma efectiva, eficiente y oportuna los mecanismos
previstos para la prevención del LA/FT, como los siguientes: i) contar con un
empleado de cumplimiento nombrado por el máximo órgano social, el cual debe ser
un trabajador de confianza y con poder de decisión en la organización; ii) señales
de alerta que le permita a la organización solidaria inferir o identificar
comportamientos que se salen de los parámetros previamente definidos como normales; iii) capacitación a todos sus
empleados sobre sus políticas, procedimientos, herramientas y controles de
prevención LA/FT, por lo menos una vez al año.
Reportes:
Finalmente,
las organizaciones solidarias deben realizar reportes internos (para uso
exclusivo de la entidad) y externos (a la UIAF).
Los
reportes externos establecidos en la norma son: Reporte de Operaciones
Sospechosas (ROS); Reporte de Ausencia de ROS; Reporte de Transacciones en
Efectivo (múltiples e individuales); Reporte de Ausencia de Transacciones en
Efectivo.
Los
Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) se deben enviar a la UIAF en forma
inmediata y no puede transcurrir un lapso mayor a 15 días calendario entre el
momento en que se advierte y en el que se toma la decisión de catalogarla y
documentarla como tal.
El
reporte de ausencia de ROS será trimestral. Es decir, si durante el trimestre respectivo
no se enviaron ROS a la UIAF, se debe informar este hecho en los primeros días
del trimestre inmediatamente siguiente. Según la vigencia de la norma, el
primer trimestre de reporte será julio-septiembre de 2014 y la fecha de envío
del reporte de ausencia de ROS (reporte negativo) a la UIAF será del 11 al 20
de octubre de 2014.
El
reporte de transacciones en efectivo será trimestral. Este reporte incluye
tanto las transacciones múltiples como las individuales, en un solo archivo.
Las transacciones múltiples en efectivo son todas aquellas que se realicen
durante el trimestre, por o en beneficio de una misma persona, que en conjunto
sean iguales o superiores a $50 millones. Las transacciones individuales en
efectivo son todas aquellas cuyo monto sea igual o superior a $10 millones, ya
sea en moneda legal o su equivalente en otra moneda.
Si
durante el trimestre no se realizan transacciones múltiples o individuales, la
organización solidaria debe enviar un reporte de ausencia de transacciones en
efectivo (reporte negativo) en los primero días del trimestre inmediatamente
siguiente.
Para
efectos de los anteriores reportes de transacciones en efectivo, se entenderá
como transacción en efectivo, toda aquella transacción que en desarrollo del
giro ordinario de los negocios, involucre entrega o recibo de dinero en
efectivo en billetes o moneda legal colombiana o extranjera.
